Skąd mamy wiedzieć, jak wygląda nasza sprzedaż? Jednym z najwazniejszych narzedzi odpowiadających na to pytanie są raporty sprzedażowe. Jedni je kochają, inni nienawidza- co powinny zawierać, a czego nie? To pokażę w tym wpisie.
Raporty sprzedażowe w wielu firmach budzą mieszane emocje. Handlowcy często traktują je jak zbędną biurokrację. Managerowie czasem patrzą na nie tylko wtedy, gdy trzeba rozliczyć wyniki. A w wielu organizacjach raporty powstają tylko dlatego, że „tak trzeba”.
Problem polega na tym, że raport sprzedażowy bardzo często istnieje, ale nikt realnie z niego nie korzysta.
Tymczasem dobrze przygotowane raporty sprzedażowe mogą być jednym z najważniejszych narzędzi zarządzania sprzedażą. Pozwalają zobaczyć, co naprawdę działa, a co tylko wygląda dobrze w rozmowach handlowych.
W tym artykule pokażę Ci, jak tworzyć raporty sprzedażowe, które pomagają podejmować lepsze decyzje i rozwijać sprzedaż.
Czym są raporty sprzedażowe
Raporty sprzedażowe to zestawienia danych, które pokazują, jak działa sprzedaż w firmie. Powinny być najwazniejszym źródłem analizy, lecz czesto są po prostu „życzeniem dyrektora” z którym później nikt, nic nie robi.
Najczęściej obejmują informacje takie jak:
- wartość sprzedaży
- liczba transakcji
- liczba nowych klientów
- aktywność handlowców
- skuteczność działań sprzedażowych
Ich celem nie jest zbieranie danych dla samego zbierania. Celem raportów sprzedażowych jest zrozumienie tego, co dzieje się w sprzedaży i podejmowanie lepszych decyzji.
Dobrze przygotowany raport pozwala odpowiedzieć na pytania:
Co działa w sprzedaży?
Co nie działa?
Gdzie tracimy klientów?
Które działania przynoszą najlepsze wyniki?
Dobrze opracowane raporty pomagają doskonalić nasze procesy sprzedażowe, a jeśli temat skutecznego procesu jest dla Ciebie ważny sięgnij po tę książkę.
Dlaczego raporty sprzedażowe są tak ważne
Bez danych sprzedaż bardzo często opiera się na przeczuciach. Statystyczny handlowiec nie zna swoich danych, więc jego doskonalenie polega na jego subiektywnych odczuciach, czytaj „jestem zajebisty, rynek jest zły”.
Handlowcy mówią, że rynek jest trudny.
Managerowie mówią, że trzeba więcej działać.
Raporty sprzedażowe pozwalają sprawdzić, czy to prawda.
Dzięki nim możesz zobaczyć:
- ile kontaktów wykonuje zespół
- ile rozmów kończy się ofertą
- ile ofert zamienia się w sprzedaż
- na którym etapie procesu tracisz klientów
To moment, w którym sprzedaż przestaje być intuicją, a zaczyna być procesem. To wszystko pozwala nam na eliminację wąskich gardeł w sprzedaży.
Jakie raporty sprzedażowe warto analizować
W wielu firmach raportów jest po prostu za dużo. Zbierane są dane, które nic nie zmieniają. Byłem świadkiem, gdy zespół wysylał bardzo obszerne raporty z którymi nikt, nic nie robił- i to nie raz! W konsekwencji czas sprzedawców jest marnotrawiony, a firma nie idzie ani kroku na przód.
Warto skupić się na kilku kluczowych raportach.
Raport wyników sprzedaży
To podstawowy raport sprzedażowy.
Pokazuje:
- wartość sprzedaży
- liczbę transakcji
- realizację planów sprzedażowych
Dzięki temu wiesz, czy firma osiąga zakładane wyniki.
Raport aktywności handlowców
Ten raport pokazuje, ile działań wykonuje zespół sprzedaży.
Może obejmować:
- liczbę telefonów
- liczbę spotkań
- liczbę wysłanych ofert
- liczbę nowych kontaktów
Pozwala to sprawdzić, czy problem wynika z braku aktywności, czy z niskiej skuteczności, ponadto wskazuje, które obszary należy poprawić.
Raport skuteczności sprzedaży
To jeden z najważniejszych raportów sprzedażowych.
Pokazuje, jak skuteczne są działania handlowców.
Możesz zobaczyć:
- ile rozmów kończy się ofertą
- ile ofert kończy się sprzedażą
- jaka jest średnia wartość transakcji
Dzięki temu wiesz, gdzie w procesie sprzedaży pojawia się problem.
Raport lejka sprzedażowego
Lejek sprzedaży pokazuje, ile szans sprzedażowych masz na różnych etapach procesu.
Możesz analizować:
- liczbę zapytań
- liczbę rozmów
- liczbę ofert
- liczbę zamkniętych sprzedaży
To pozwala przewidywać przyszłe wyniki sprzedaży.
Najczęstsze błędy w raportach sprzedażowych
W wielu firmach raporty istnieją, ale niewiele z nich wynika.
Najczęstsze błędy to:
- zbyt duża liczba raportów, lub zbyt częste ich wysyłanie
- zbieranie danych, których nikt nie analizuje
- brak jasnego celu raportu, tzw. raport dla zasady
- brak regularnej analizy
- brak wniosków z raportów
Raport sprzedażowy bez wniosków jest tylko tabelą i to najczęsciej tabelą, która zaśmieca skrzynkę i marnotrawi czas.
Jak powinien wyglądać dobry raport sprzedażowy
Dobry raport sprzedażowy powinien być:
- czytelny
- regularny
- porównywalny w czasie
- nastawiony na wnioski
Najważniejsze pytanie, jakie warto zadać przy każdym raporcie, brzmi:
Co z tego wynika dla naszej sprzedaży? Ponadto, które wskaźniki są dla nas faktycznie ważne- inne eliminuj 🙂
Jeśli raport nie prowadzi do żadnej decyzji, prawdopodobnie nie jest potrzebny.
Czy raporty sprzedażowe muszą być skomplikowane
Nie.
Na początku wystarczy prosty raport w Excelu lub w CRM.
Najważniejsze jest to, żeby raport pokazywał kluczowe dane sprzedażowe i pozwalał analizować wyniki.
Dopiero później można budować bardziej zaawansowane raportowanie.
Raporty sprzedażowe a zarządzanie zespołem sprzedaży
Dla managera sprzedaży raporty są jednym z najważniejszych narzędzi pracy.
Pozwalają:
- ocenić skuteczność handlowców
- zobaczyć, gdzie pojawiają się problemy
- podejmować decyzje o działaniach sprzedażowych
- lepiej planować rozwój zespołu
Dzięki raportom rozmowy z handlowcami opierają się na faktach, a nie na domysłach.
Podsumowanie
Raporty sprzedażowe nie są celem samym w sobie.
Ich rolą jest pomaganie w zrozumieniu sprzedaży.
Dzięki nim możesz zobaczyć:
- co działa
- co nie działa
- gdzie tracisz klientów
- gdzie jest największy potencjał wzrostu
A to właśnie te informacje pozwalają rozwijać sprzedaż w sposób świadomy.
Co dalej?
Jeśli chcesz lepiej poukładać sprzedaż i pracę zespołu, sprawdź także inne artykuły na blogu:
Jak wdrożyć CRM w firmie, żeby handlowcy z niego korzystali
Segmentacja bazy klientów – jak zwiększyć skuteczność prospectingu
Proces prospectingowy krok po kroku – jak pozyskiwać klientów skutecznie
Te obszary razem tworzą fundament poukładanej i przewidywalnej sprzedaży.
Do zobaczenia w kolejnym wpisie
P.
