W przypadku negocjacji praktycznie wszystko jest zmienne – od charakterów negocjujących stron, przez temat rozmów i cele negocjatorów, aż do stosowanych przez nich technik. Jednak istnieje element, który w przypadku wszystkich debat pozostaje (a przynajmniej powinien pozostać) taki sam. To fazy negocjacji, które musisz poznać, aby osiągać cele i doprowadzać rozmowy do końca – z jak największym pożytkiem dla siebie. Sprawdźmy co wchodzi w ich skład i czym charakteryzują się poszczególne etapy.
Fazy negocjacji, możemy znaleźć w różnych źródłach również pod nazwą „etapy negocjacji”. Tak, jak istnieje dobry przepis na pyszną zupę, tam istnieje przepis na udane negocjacje. Jakie zatem mamy fazy negocjacji?
4 fazy negocjacji
Poznanie faz negocjacji jest kluczowe dla wszystkich tych osób, które czekają trudne debaty – bez tego osiągnięcie celu może być niemożliwe. Wynika to z faktu, że na każdym etapie należy wiedzieć co robić i jak się zachowywać. Dzięki takiemu podejściu, nie tylko zwiększysz swoje szanse na ostateczny sukces, ale i będziesz czuł się pewniej w trakcie prowadzonych rozmów. Sprawdźmy więc, czym charakteryzuje się każdy z etapów!
Faza 1 – Przygotowanie
Benjamin Franklin powiedział kiedyś Kieruj swoim interesem, bo inaczej on tobą pokieruje i te słowa idealnie pasują również do negocjacji. Musisz mieć nad nimi kontrolę i być odpowiednio przygotowany, by móc liczyć na osiągnięcie zamierzonego celu. Tutaj warto również przytoczyć słynne słowa, że „bez mapy, każda podróż prowadzi do nikąd”. Dlatego też pierwszą fazę negocjacji, którą wiele osób bagatelizuje, można śmiało uznać za najważniejszą. Im więcej czasu poświęcisz na przygotowanie, tym lepiej będziesz czuł się w trakcie rozmów. Mniej rzeczy cię zaskoczy i utrzymasz rękę na pulsie nawet wtedy, gdy druga strona zechce przyprzeć Cię do muru.
To właśnie w fazie przygotowań musisz:
- dokładnie zapoznać się z tematyką negocjacji i przeanalizować ją;
- ustalić swoje możliwości i cele;
- lepiej poznać swoich rozmówców i przeanalizować, jak będą negocjować i co zechcą osiągnąć;
- rozpatrzyć wszelkie problemy związane z negocjacjami;
- opracować strategię negocjacji i wybrać techniki, z jakich będziesz korzystać.
Warto jak najdokładniej przygotować się do negocjacji – zarówno pod kątem merytorycznym, jak i formalnym, by kolejne fazy negocjacji przebiegały sprawnie.
Faza 2 – Propozycje
Druga faza negocjacji to nic innego, jak ich otwarcie. I tutaj warto się na chwilę zatrzymać – jeszcze zanim złożysz propozycję, musisz zrobić odpowiednie wrażenie. Dlatego zadbaj o swój wygląd, strój, postawę i… uśmiech 🙂 Inni uczestnicy negocjacji muszą wiedzieć, że czujesz się pewnie – wtedy Twoje propozycje będą miały większą siłę oddziaływania.
Po uściśnięciu sobie dłoni i wstępnej, niezobowiązującej rozmowie, można wytoczyć działa i przedstawić swoją propozycję. Na tym etapie musimy także wysłuchać oferty drugiej strony. Warto przyjąć twardą, ale nie agresywną postawę – zachowując przy tym kulturę, przejawiającą się np. chęcią wysłuchania rozmówcy do samego końca.
W większości przypadków pierwsza propozycja jest mało realna – proponuje się np. zbyt wysoką cenę, by potem móc z niej swobodnie schodzić, aż do momentu, w którym przedstawisz tę realną i satysfakcjonującą.
Oczywiście metod działania jest bardzo wiele i bardziej skupimy się na nich w kolejnym artykule, który będzie dotyczył technik negocjacji.
Faza 3 – Debata
Kolejna faza negocjacji to debata, a więc negocjacje właściwe, w trakcie których będziesz walczyć o swoje interesy. Twoim celem jest dążenie do porozumienia, przy jednoczesnym uzyskaniu jak najkorzystniejszych warunków. Warto czasami pójść na ustępstwa, ale nie należy robić tego zbyt często – łatwo wtedy osłabić swoją pozycję i pozbyć się wszystkich asów w rękawie. Pamiętaj również, że każde ustępstwo MUSI nieść za sobą jakiś zysk dla Ciebie! Jeśli nie weźmiesz nic w zamian, może dojść do „depercepcji wartości przysług”, o której w kolejnym artykule- dziś tylko fazy negocjacji 🙂
Na tym etapie musisz mieć otwartą głowę i zachować pełną koncentrację – dzięki bieżącym analizom i kalkulacjom, będziesz mógł określić na ile dana propozycja będzie dla Ciebie korzystna. Wybierzesz także odpowiednie drogi, którymi podążysz do celu. Na tym etapie nie tylko słuchasz, ale również prezentujesz swoje racje i argumenty – chcąc zakończyć negocjacje sukcesem. Warto zawsze mieć kilka alternatyw i przygotowane inne strategie/techniki. Bo przezorny zawsze ubezpieczony.
Faza 4 – Transakcja
Fazy negocjacji muszą mieć oczywiście ich zakończenie – najczęściej transakcją. Transakcja może być bardziej lub mniej korzystna dla którejś ze stron albo spełniać oczekiwania wszystkich negocjatorów. Oczywiście czasami dochodzi do tego, że negocjacje zostają zerwane i w takiej sytuacji do transakcji nie dochodzi. Najczęściej ma to miejsce o wiele rzadziej, bo zwykle stronom zależy na tym, aby dojść do porozumienia. O czym wspominałem już we wcześniejszym wpisie: Czym są negocjacje i jakie są cele negocjacji?
Fazy negocjacji i co dalej?
Ostatnia faza negocjacji za nami, jednak dla Ciebie to wciąż nie koniec. Po każdych negocjacjach powinieneś dokonać analizy i oceny negocjacji. Dzięki temu dowiesz się, co poszło nie tak i dlaczego osiągnąłeś mniej/więcej niż sobie założyłeś. Pozwoli Ci to na odpowiednie przygotowanie się do kolejnych negocjacji – być może będą dzięki temu o wiele skuteczniejsze!
Po każdych negocjacjach, warto wysłać ich podsumowanie. Podsumowanie można również zaliczyć do faz negocjacji. Jeśli przesyłasz maila, warto żeby był merytoryczny i treściwy, o czym mówiłem tu: Jak pisać maile
Pamiętaj, że teoria to jedno, a praktyka drugie! Ćwicz, ucz się, wyciągaj wnioski i pamiętaj, że „nie myli się tylko ten, co nic nie robi”. Dlatego z każdych negocjacji wyciągaj kolejne lekcje, które pomogą Ci w przyszłości.
Za tydzień omówimy techniki negocjacji, więc bądź na bieżąco!
Do zobaczenia
P.
