Zarządzanie relacjami z klientami to jeden z najważniejszych elementów skutecznego prowadzenia biznesu. Współczesne firmy coraz częściej sięgają po narzędzia i strategie, które pozwalają lepiej zrozumieć potrzeby odbiorców oraz efektywniej nimi zarządzać. Jednym z kluczowych aspektów tego procesu są statusy klientów. Dzięki nim możesz nie tylko uporządkować bazę kontaktów, ale także precyzyjnie dopasować komunikację i działania sprzedażowe do konkretnej grupy odbiorców. Klasyfikacja klientów według statusów to prosty sposób na zwiększenie skuteczności działań handlowych i marketingowych, a także na budowanie długotrwałych relacji biznesowych.

Bardzo popularna sytuacja w mojej pracy, jako trenera sprzedaży to ta, gdy firma chwali się nieskończoną bazą klientów, ale gdy przyglądamy się, czy Ci klienci w ogóle od nich kupują, okazuje się, że większość to klienci nieaktywni, bądź jednorazowi. Żeby w ogóle dobrze móc zarządzać relacjami z klientem, potrzebne są nam odpowiednie statusy, gdyż to one determinują to, jakie działania sprzedażowe będziemy podejmować. Ten tekst da Ci niezbędną wiedzę, jak je nadawać i nimi zarządzać.

Co to są statusy klientów?

Statusy klientów to określone etykiety lub kategorie, które przypisujesz swoim klientom w celu lepszego zarządzania relacjami i procesami sprzedażowymi. W praktyce oznacza to, że każdemu kontaktowi w bazie możesz przypisać określony status, odzwierciedlający etap współpracy lub poziom zaangażowania klienta.

Typowe statusy klientów obejmują:

• Potencjalny klient – kontakt, który wykazuje zainteresowanie ofertą, ale jeszcze nie dokonał zakupu.
• Nowy klient – osoba lub firma, która dopiero nawiązała kontakt z Twoją marką. Często oznacza to, że dopiero co dokonała pierwszego zakupu od Ciebie
• Stały klient – osoba regularnie korzystająca z Twoich usług lub produktów.
• Klient VIP – kluczowy klient, generujący znaczną część obrotów lub posiadający strategiczne znaczenie dla firmy.
• Klient nieaktywny – osoba, która od dłuższego czasu nie korzystała z oferty lub nie odpowiada na komunikację.
• Czarna lista – tu polecam wrzucać każdego klienta, z którym były problemy z płatnościami, jak i samą współpracą (np. niezasadne reklamacje)

Takie rozróżnienie pozwala na szybkie zorientowanie się, na jakim etapie relacji znajduje się dany klient i jakie działania warto wobec niego podjąć.

Ułóż proces sprzedaży, zgodny z obecnym statusem klienta

Kiedy w zeszłym tygodniu pisałem o efektywności pracy handlowca (pełny wpis tutaj), zaznaczałem, że niesamowicie ważnym elementem wpływającym na efektywność jest dobrze ułożony proces sprzedaży. Oczywiście w ramach procesu powinniśmy dążyć do tego, aby jak największej ilości klientów zmienić status na bardziej atrakcyjny np. z potencjalnego na vip, lub chociaż stały klient. Każdy z segmentów wymagać będzie innych działań sprzedażowych, ale dzięki temu realizacja planów sprzedażowych będzie łatwiejsza.

Jakie są najlepsze praktyki w zarządzaniu statusami klientów?

Skuteczne zarządzanie statusami klientów wymaga przemyślanej strategii i odpowiednich narzędzi. Przede wszystkim warto zadbać o to, aby statusy były jasno zdefiniowane i zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu. Zbyt ogólne kategorie mogą prowadzić do nieporozumień, natomiast zbyt szczegółowe – do chaosu i nadmiernej komplikacji procesu.

Najlepsze praktyki obejmują:

• Tworzenie przejrzystych definicji statusów – każdy status powinien mieć jasne kryteria przypisania.
• Regularną aktualizację statusów – zmiany w relacji z klientem powinny być na bieżąco odnotowywane w systemie.
• Szkolenie zespołu – wszyscy pracownicy powinni wiedzieć, jak korzystać ze statusów i jakie mają one znaczenie.
• Unikanie nadmiaru kategorii – lepiej postawić na kilka kluczowych statusów niż tworzyć rozbudowaną, trudną do zarządzania strukturę.
• Wykorzystywanie automatyzacji – nowoczesne systemy CRM pozwalają automatycznie zmieniać statusy na podstawie określonych działań klienta.

Unikaj sytuacji, w której statusy są nieaktualne lub nieodpowiednio przypisane. To może prowadzić do błędnych decyzji i utraty szans sprzedażowych.

Narzędzia wspierające zarządzanie statusami klientów

Jeszcze raz powtórzę- CRM nie jest dziś żadnym wynalazkiem, a obowiązkiem każdego działu sprzedaży. Praca z nim to pomoc w zarządzaniu klientami w najczystszej postaci. Dodatkowo część z nich może służyć również jako baza wiedzy Twojej firmy, która jasno pomoże trzymać się procesów i standardów, ale również jasno definiuje poszczególne statusy oraz pomaga je porządkować i zmieniać.

Tutaj masz nagranie z obsługi mojego ulubionego CRM wraz ze specjalnym bonusem 🙂

Podsumowując- nadanie statusów pomoże Ci w pracy z klientami i zwiększaniu zysków. Dodatkowo trzymanie się ich pomoże uniknąć marnotrawstwa czasu pracy. Ja gorąco polecam wszystkim firmom, którym zależy na mądrym rozwoju.

Jeśli potrzebujesz pomocy przy zdefiniowaniu i opisaniu statusów waszych klientów (i nie tylko tego) dzwoń śmiało 667869462.

Do zobaczenia w kolejnym wpisie!
P.