W dzisiejszym dynamicznym świecie sprzedaży organizacja pracy handlowca odgrywa kluczową rolę w osiąganiu wysokiej efektywności. Dobrze zorganizowany handlowiec jest w stanie lepiej zarządzać swoim czasem, skuteczniej realizować cele sprzedażowe i budować trwałe relacje z klientami. W tym artykule przyjrzymy się najlepszym praktykom i narzędziom, które mogą pomóc w optymalizacji pracy handlowca, a co za tym idzie zwiększeniu jego efektywności.

Od lat obserwuję zespoły handlowe, które są niezorganizowane, a w ich pracy panuje chaos. Prawda jest taka, że każdy sprzedawca w swojej pracy ma tylko 2 narzędzia (o czym za chwilę), a jednym z nich jest czas. Dlatego planowanie i organizacja pracy odgrywa fundamentalną rolę i znacząco przekłada się na osiągane wyniki. Ten tekst pozwoli Ci maksymalnie zaplanować swoją pracę lub pracę swojego zespołu.

2 Najważniejsze- i jedyne narzędzia każdego handlowca

W życiu mojej 13-letniej karierze jako trener sprzedaży i konsultant przeprowadziłem już ponad 1600 różnych szkoleń, a co za tym idzie, widziałem w akcji, kilkanaście tysięcy sprzedawców. Kiedyś zadałem sobie magiczne pytanie, czym różnią się wybitni sprzedawcy od tych, którzy nie osiągają wybitnych wyników. Różnica jest w wykorzystaniu dwóch narzędzi każdego sprzedawcy, którymi są: czas i głowa. Wszyscy mamy do dyspozycji dokładnie te same narzędzia, ale najlepsi wykorzystują je dużo lepiej. Obszernie wykorzystanie obu tych narzędzi opisywałem tutaj.

Co się dzieje, gdy nie masz dobrej organizacji pracy w sprzedaży?

Dobra organizacja pracy pozwala handlowcom na maksymalne wykorzystanie dostępnego czasu i zasobów. Dzięki temu mogą skupić się na najważniejszych zadaniach, co bezpośrednio przekłada się na lepsze wyniki sprzedażowe. Bez odpowiedniej organizacji, handlowcy mogą napotkać na szereg problemów, takich jak:

•  chaos w zarządzaniu klientami,
• brak kontaktu lub późny kontakt z zapytaniami przychodzącymi,
• niewłaściwe ustalanie priorytetów,
• nieuzupełnianie danych w CRM lub innym systemie,
• brak czasu na rozwój osobisty,
• nieprecyzyjne rozliczanie własnych wyników
• chaos w procesie sprzedaży

Jak widzisz, warto postawić na dobrą higienę pracy. O co zatem powinieneś zadbać, aby dobrze organizować pracę i odpowiednio zarządzać czasem pracy?

Najlepsze praktyki w organizacji pracy handlowca

Teraz skupmy się na najlepszych praktykach, które sprawią, że przedstawiciel handlowy uporządkuje pracę, co znacząco podniesie jego efektywność sprzedaży.

Dzielenie i ustalanie priorytetów zadań

Dziś handlowiec ma masę zadań dookoła dnia, od samej sprzedaży, której poświęca jej coraz mniej czasu, do bieżącej obsługi klienta, generowania raportów, wypełniania danych w systemach itd. Dobre ułożenie priorytetów pomaga zachować efektywność handlowca. Na potrzebę szkoleń sprzedażowych przygotowałem metodę 3 worków zadań w sprzedaży, o której przeczytasz tutaj.  Niejednokrotnie widziałem sytuację, gdy sprzedawca wykonuje czynność, która zabiera mu sporo czasu w najlepszych godzinach na kontakt z klientami, co doprowadza do sytuacji, gdzie nie ma później czasu na sprzedaż… Umiejętność ustalania priorytetów i wyznaczania jednostek czasu na konkretny rodzaj pracy z klientem jest tutaj kluczowa.

Skrupulatnie sporządzanie notatek i przenoszenie ich do CRM

Wielokrotnie słyszałem „mam dobrą pamięć, zapiszę później”. W praktyce nasza pamięć jest zawodna i jeśli nie zapisujesz od razu kluczowych rzeczy i nie przenosisz ich w system crm, połowę później upominasz i dane są niekompletne. Ponadto na koniec dnia piętrzą Ci się zadania i narasta frustracja. Natychmiastowe przenoszenie danych to powinien być nawyk. Tutaj masz nagranie, jak obsługiwać system CRM szybko i sprawnie.

Dobrze działający proces sprzedaży

Bez sprawnego procesu w sprzedaży zawsze panuje bałagan. Każdy sobie rzepkę skrobie. Dobrze ułożony proces sprawia, że nikt nie musi się zastanawiać, co i kiedy ma robić. Jeśli chcesz ułożyć skuteczny proces, sięgnij po tę książkę.

Ograniczenie raportów, zebrań i spotkań do niezbędnego minimum

Nie ma nic gorszego niż pierdyliard niepotrzebnych raportów, dziesiątki zebrań i spotkania, które nic nie wnoszą. Praca przedstawiciela ma tyle zadań, że nie ma sensu dokładać niepotrzebnej raportologii, lub spotkaniologii.

Dobrze ułożone statusy klientów

Jakość pracy przedstawiciela handlowego wzrasta również wtedy, gdy mamy dobrze ułożony lejek sprzedaży odpowiadający poszczególnym statusom klientów. Dzięki temu możemy wyznaczyć konkretne zadania odpowiadające danemu statusowi klienta. O statusach, jakie możemy nadać naszym klientom, napisze już za tydzień.

Jasno sprecyzowane cele!

No właśnie cele! Cele powinny być ambitne tutaj pełna zgoda, ale muszą być również realne i jasno sprecyzowane! Wielu właścicieli firm myśli, że ludzie będą zawsze chcieli więcej- co nie jest prawdą! Jasno sprecyzowane cele powinny uwzględniać:

• Ile mamy podjąć i jakich działań sprzedażowych: spotkań z klientami i jakiego typu spotkań, rozmów telefonicznych,
• Ile mamy dowieźć nowych klientów
• Jaki target powinniśmy zrealizować
• Ile czasu sprzedawca powinien przeznaczać na swój marketing – np działania w mediach społecznościowych, jak linkedin

To oczywiście tylko część wskazówek- najlepiej zlecić audyt działu sprzedaży, wówczas firma szkoleniowa może pomóc zdiagnozować wąskie gardła w naszej firmie, które blokują czas pracowników. Ostatnimi czasy takich audytów robię coraz więcej dla moich klientów i zawsze jestem w stanie odblokować 20 do 50% czasu!

Jak poprawić efektywność zespołu sprzedażowego?

Właściwa organizacja pracy może zostać wzmocniona przez działania, takie jak.

Szkolenia i rozwój umiejętności handlowców

Szkolenia zawsze pomagają podnieść efektywność w dziale handlowym. Szkolenia zarówno sprzedażowe, jak i z zarządzania czasem w sprzedaży. Dodatkowo wpływają znacząco też na motywację zespołu, co zawsze przekłada się na wyniki.

Ograniczenie papierologii

Papierologia w firmie powinna zostać ograniczona do minimum. Zarówno pod kątem dokumentów, jakich wymagamy od klienta celem złożenia zamówienia, jak i papierów, jakich wymagamy od naszych sprzedawców. Zbyt często widzę sytuację, gdy sprzedawcy każe się wypełniać bezsensowne raporty, których później nikt nie czyta. W praktyce to wszystko zabiera czas! Pamiętaj, rozliczaj sprzedawcę z jego wyników sprzedaży, a nie głupich raportów i tabelek.

Inwestycja w narzędzia i wdrożenie ich

Skąd znaleźć czas? No chociażby z wykorzystania narzędzi i używania ich. Nigdy nie zrozumiem, jak handlowiec pisze takie same maile do klientów, zamiast wykorzystać narzędzie, takie jak chodziłaby: mailerlite. Czy przegląda strony klientów krok po kroku, zamiast poprosić chatGPT o streszczenie danych.

Sprawna komunikacja i współpraca w zespole

No właśnie komunikacja. Nie policzę już, jak często widzę sytuację, gdy komunikacja w zespole kuleje, sprzedawca czeka na informacje, lub jakieś materiały, frustracja klienta narasta i… nikt się tym nie przejmuje… Komunikacja w zespole jest kluczem do sprawnego funkcjonowania ogranizacji.

Budowanie motywacji w zespole

Motywacja jest kluczem do sukcesu. Warto regularnie organizować spotkania motywacyjne, które pomogą zespołowi utrzymać wysoki poziom zaangażowania.

Podsumowanie i rekomendacje

Organizacja pracy handlowca to kluczowy element sukcesu w sprzedaży. Dobre praktyki, takie jak planowanie, ustalanie priorytetów i regularna analiza wyników, w połączeniu z odpowiednimi narzędziami, mogą znacząco zwiększyć efektywność. Zachęcamy do wdrożenia omawianych strategii i narzędzi, aby maksymalnie wykorzystać potencjał swojego zespołu sprzedażowego. Kluczową rolę odgrywa tutaj również manager sprzedaży, to jednym z jego zadań jest uporządkować sprzedaż zespołu tak, aby wspierało to realizację celów firmy. I tutaj znowu sotry of my life- widziałem masę managerów/ właścicieli firm, która pierdołami zabiera czas swojego zespołu, a później dziwną się, że na koniec miesiąca  kluczowe wskaźniki sprzedaży (KPI) nie zostały zrealizowane.

Co jeszcze powinna uwzględniać organizacja pracy handlowca?

Do zobaczenia za tydzień!
P.