Kiedy przyjrzymy się pracy współczesnego sprzedawcy, chyba wszyscy zgodzimy się, że dziś nie polega ona już tylko na sprzedaży. W natłoku zadań, które ma dziś sprzedawca zarządzanie czasem w sprzedaży stało się jedną z najważniejszych walut skutecznych sprzedawców. Dziś chcę pokazać wam moją autorską metodę wzmacniania efektywności i priorytetowania zadań i podzielić się case study, gdzie podnieśliśmy sprzedaż o 17% 🙂
Jednym z najskuteczniejszych sposobów podniesienia sprzedaży, jest odpowiednie zarządzanie czasem w sprzedaży. Zwróć uwagę, że wszyscy mamy dokładnie tę samą dobę, ale wykorzystujemy je zupełnie inaczej. W jednej firmie, gdy wdrożyłem odpowiedni system zarządzania czasem, podnieśliśmy sprzedaż o 17%! Jak do tego doszło? O tym opowiem w dalszej części tekstu.
Jakie zadania ma współczesny sprzedawca?
Gdy wymyśliłem tę metodę, uświadomiłem sobie, że współczesny sprzedawca/ KAM/ handlowiec itd. (zwał, jak zwał ja w tym tekście mówić będę sprzedawca), ma stosunkowo mało czasu w swojej pracy na… sprzedaż 🙂 Przyjrzyjmy się zadaniom, jakie w trakcie swojego dnia pracy wykonuje przykładowy sprzedawca. Poniżej lista 10 przykładowych zadań (choć ilość ta mogłaby nie mieć końca):
- Podpisywanie umów (bez znaczenia, czy bezpośrednio, mailowo, czy telefonicznie);
- Tworzenie ofert;
- Prospecting;
- Tworzenie bazy klientów;
- Wypełnianie raportów;
- Uzupełnianie CRM;
- Informowanie klientów w szczególności, gdy Ci o coś pytają;
- Zabrania;
- Kontakt z innymi działami firmy;
- Wyjaśnianie kwestii spornych;
Jak wspomniałem lista ta, mogłaby nie mieć końca i w dużej mierze zależy od tego, co sprzedajesz i jak zorganizowana jest Twoja firma. A teraz pytanie za 100 pkt. Które z tych zadań należą stricte do sprzedaży? No właśnie 🙂 Dlatego tak ważne jest umiejętne zarządzanie czasem w sprzedaży i priorytetowanie zadań. Tak powstała moja metoda.
UWAGA!
Jeśli nie masz dobrze ułożonych procesów, to twoje zarządzanie czasem w sprzedaży może być kulawe. Tutaj masz poradnik jak m.in. skuteczne procesy sprzedaży.
Zarządzanie czasem w sprzedaży metoda worków
Gdy w latach 2017-2019 wspierałem w rozwoju sprzedaży jedną Poznańską spółkę, dobiliśmy do ściany. Od miesięcy mieliśmy wysoki wynik, ale od dłuższego czasu zaliczyliśmy ścianę. Wtedy wpadłem na pomysł, że tylko sprawne zarządzanie czasem w sprzedaży może pomóc nam poprawić wynik i opracowałem metodę trzech worków.
Mówiąc o zarządzaniu czasem w sprzedaży, warto również wspomnieć o zasadzie 90 dni, o której mówiłem tutaj.
Zadania współczesnego sprzedawcy można podzielić na 3 worki:
- Zarabiający;
- Prosperujący;
- Zawracający dupę;
Zarabiający
W tym worku mamy wszystkie czynności, które bezpośrednio na nas zarabiają np.;
- Przygotowywanie umów;
- Podpisywanie umów z klientami;
- Robienie followupu po ofercie
Prosperujący
To te zadania, które nie zarabiają na nas bezpośrednio dziś, ale w dalszej perspektywie powinny doprowadzić do sprzedaży np.:
- Tworzenie bazy prospectów;
- Zimny mailing;
- Pierwszy telefon do klienta;
- Umówienie się na spotkanie
Zawracający dupę
No i trzeci rodzaj zadań, to wszystko to, co tylko zawraca nam dupę (nie wymyśliłem lepszej nazwy :)). Dla przykładu:
- Zebrania dla zasady;
- Rozmowy z klientami, które nie powinny mieć miejsca np. „kiedy będzie zamówienie” mimo że wcześniej klient znał datę wysyłki;
- Wypisywanie raportów, których nikt nie czyta;
- Weryfikacja stanów magazynowych
Oczywiście to, które zadanie należeć będzie, do którego worka zależy od tego, co sprzedajesz i jak kształtuje się twoja organizacja. Niemniej jednak często wykonujemy niewłaściwe zadania lub niewłaściwie je klasyfikujemy.
Historia firmy medycznej
Żeby zobrazować wam, jak można wykonywać bezsensowne zadania w sprzedaży. Firma sprzedawała różne produkty medyczne, miała rozbudowaną strukturę w tym logistykę i magazyn, a dział sprzedaży…. wypisywał listy przewozowe… Kiedy zapytałem, dlaczego to robią, skoro może robić to magazyn, usłyszałem, bo zawsze to robili… No właśnie, a później narzekają, że nie mają czasu np. na prospecting.
Zarządzanie czasem w sprzedaży efektywne godziny na sprzedaż
Kolejny element, który wpływa na zarządzanie czasem w sprzedaży, to efektywne godziny na sprzedaż. Zauważyłem, że w każdej branży są godziny, gdzie klienci chętniej z nami rozmawiają, a co za tym idzie, częściej dokonują u nas zakupu. Jak wspomniałem, w każdej branży te godziny będą zupełnie inne. W tamtej firmie były to godziny 10-15. W tych godzinach klienci chętniej i częściej z nami rozmawiali i dokonywali u nas zakupów.
Jak to zmierzyć?
- Po pierwsze ustal prostą definicję celu. Dla przykładu rozmowę telefoniczną powyżej minuty liczymy jako skuteczną. Jeśli minuta trwa 59 sekund, liczymy, jako nieskuteczną. Zostawienie katalogu u klienta- może nie być dobrym celem 🙂
- Po drugie policz konwersję. Konwersję, ponieważ jeśli będziesz liczyć tylko ilość połączeń bez ich ilości, to może dyspozycja dnia/ miesiąca Twoich sprzedawców zakłamywać statystyki. Jak liczyć konwersję pisałem tutaj.
- Notuj wszystkie skuteczne i nieskuteczne zdarzenia, żeby mierzyć konwersję. Wystarczy Ci zwykła tabelka w Excelu lub zeszyt w kratkę.
W ten sposób zdefiniujesz, które godziny są efektywne w Twojej firmie. Następnie zarządzanie czasem w sprzedaży zakłada, że w efektywnych godzinach na sprzedaż wykonujesz w pierwszej kolejności działania zarabiające, gdy je wyzerujesz, przechodzisz do prosperujących. Zadania zawracające gitarę powinieneś wykonywać poza tym czasem. Oczywiście, jeśli umówisz się na followup poza tymi godzinami, wykonaj go, aczkolwiek pamiętaj o kolejności wykonywania działań.
Zobaczymy, jak można zakwalifikować działania, które wymieniłem na początku wpisu. Wszystkie zadania z kategorii Zarabiające oznaczymy „Z”, Prosperujące „P”, a zawracające dupę „ZD”.
- Podpisywanie umów (bez znaczenia, czy bezpośrednio, mailowo, czy telefonicznie)- Z
- Tworzenie ofert- P
- Prospecting- P
- Tworzenie bazy klientów- P
- Wypełnianie raportów- ZD
- Uzupełnianie CRM- P
- Informowanie klientów w szczególności, gdy Ci o coś pytają- ZD
- Zabrania- ZD
- Kontakt z innymi działami firmy- ZD
- Wyjaśnianie kwestii spornych- ZD
Zwróć uwagę, że w efektywnych godzinach na sprzedaż wykonujemy tylko podpisywanie umów, a w dalszej kolejności 4 zadania z kategorii prosperujących. Sporo zadań zawraca gitarę, więc przerzucamy je na czas, gdzie nie sprzedajemy tak intensywnie. Zarządzanie czasem w sprzedaży to właśnie umiejętna selekcja zadań i wykonywanie ich w należytej kolejności.
Zarządzanie czasem w sprzedaży to sztuka
Najlepsi sprzedawcy, których widziałem doskonale wiedzą, czym jest zarządzanie czasem w sprzedaży. Wiedzą również, które zadania należy wykonywać w pierwszej kolejności. Wspomnę raz jeszcze, że to wszystko zależy od tego, co sprzedajesz i jaką masz strukturę organizacyjną. Jeśli chcesz sprzedawać więcej, eliminuj, jak najwięcej zadań, które zawracają Ci tylko gitarę- nie one na Ciebie zarabiają. Pamiętaj, że zarządzanie czasem w sprzedaży to prawdziwa sztuka, ale zdecydowanie się opłaca 🙂
Co jeszcze jest ważne, aby zarządzanie czasem w sprzedaży było skuteczne? Podzielcie się w komentarzu 🙂
Do zobaczenia za tydzień.
P.
